hole_5_afslag.JPG Hole_9_aankomst.jpg vijver2.JPG header_schaerweijde.jpg
 

Club-Privacy

PRIVACYVERKLARING VAN ZEISTER SPORT VERENIGING SCHAERWEIJDE

Versie: 8 september 2020

 

Privacyverklaring Schaerweijde Hockeyclub

1. Onderwerp

1.1. In deze Privacyverklaring informeert de Zeister Sport Vereniging Schaerweijde (‘Schaerweijde’), gevestigd aan de Hein Bottingalaan 1 te (3707 HM) Zeist en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40476769 hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan Schaerweijde persoonsgegevens verwerkt.

1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft Schaerweijde uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).

1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

(a) App: de verzameling van officieel door het Schaerweijde bestuur aangewezen applicaties die worden ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen. Naast het gebruik van LISA, betreft dit onder meer maar niet uitsluitend koppelingen met KNHB (LISABond), LISA (inclusief specifieke modules), HockeyPraktijk en HockeyWeerelt.

(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan Schaerweijde als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.

(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.

(e) Website: de verzameling van officieel door het Schaerweijde bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals onder meer de website van Schaerweijde, www.schaerweijde.nl en overige sociale netwerken waarop Schaerweijde een profiel heeft (Facebook, Instagram).

2. Algemeen

2.1. Schaerweijde verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.

2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.

2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Schaerweijde rust;

(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Schaerweijde is opgedragen;

(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Schaerweijde of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

3.1. Schaerweijde verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

(b) het faciliteren van de hockey- en golfsport, waaronder bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend de deelname aan wedstrijden, competities, clinics, trainingen, toernooien en het beheer van teams;

(c) het organiseren van evenementen van of op Schaerweijde, zoals onder meer Club32-evenementen, Top-avond, opening seizoen, Thé Dansants, familietoernooien en/of borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;

(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen Schaerweijde, zoals evenementen voor onder meer G-Hockey, Trim/H7, KMMH, waaronder de organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;

(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

(f) het beheer van de organisatie van Schaerweijde, zoals het administreren van de diverse commissies; (g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van Schaerweijde, onder meer via elektronische post of App;

(h) het screenen van vrijwilligers (onder meer opvragen VOG);

(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;

(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

(k) de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;

(l) de administratie van haar vrijwilligers;

(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;

(n) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;

(o) het waarborgen van veiligheid, gezondheid/welzijn en goede sfeer op de accommodatie van Schaerweijde of ten behoeve van evenementen van Schaerweijde;

(p) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;

(q) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;

(r) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

3.2. Persoonsgegevens worden door Schaerweijde niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Beeld en geluid

4.1 Tijdens trainingen, wedstrijden en door Schaerweijde georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto’s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van Schaerweijde, leden van bezoekende verenigingen of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van Schaerweijde of verslaggeving van wedstrijden en sportieve prestaties van Schaerweijde teams of haar leden kunnen deze foto’s en videobeelden (met naam) in het Schaerweijde clubhuis, op de openbare website van Schaerweijde, op het ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in programmaboekjes, met de pers of bijvoorbeeld met hockey.nl en hoofdklassehockey.nl. Zo ook foto’s (met naam) van personen die een functie vervullen binnen Schaerweijde ter promotie van Schaerweijde en zichtbaarheid van de organisatie. Schaerweijde kan foto’s en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar clubhistorie (archief). Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie dient deze dit via [email protected] gemotiveerd aan Schaerweijde kenbaar te maken. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Bij inschrijving als lid van de afdeling hockey geeft een lid toestemming voor verwerking in de zin van dit artikel.

4.2 Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera geposeerd is. Schaerweijde is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto’s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media.

4.3 Ten behoeve van de bescherming van de belangen, eigendommen en integriteit van gebruikers van het complex, zoals Schaerweijde-leden en haar bezoekers, wordt er cameratoezicht toegepast op het complex. Dit is aangekondigd door middel van een mededeling bij de hoofdingang van het complex en mogelijk ook op andere plaatsen.

5. Cookies

5.1. Schaerweijde maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

5.2. Schaerweijde kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.

5.3. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

5.4. Op de website www.schaerweijde.nl maakt Schaerweijde gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

5.5. Voor zover Schaerweijde gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden gevraagd.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

6.1. Schaerweijde deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is Schaerweijde gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en/of NGF en andere clubs.

6.3. Schaerweijde kan het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers beschikbaar stellen aan haar sponsors voor een mailing.

6.4. Schaerweijde kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

6.5. Schaerweijde kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van de salarisadministratie. Ook kan Schaerweijde ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van cloudcomputerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

6.6. Schaerweijde kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van Schaerweijde in het belang van haar betrokkene is.

7. Bewaartermijn

7.1. Schaerweijde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.

7.2. Tenzij betrokkene toestemming geeft voor een langere bewaartermijn, worden gegevens in de ledenadministratie maximaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna kunnen de gegevens worden overgebracht naar een archiefbestand, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers die daartoe door het bestuur van Schaerweijde zijn geautoriseerd. De gegevens in het archiefbestand worden voor onbepaalde duur bewaard.

8. Beheer persoonsgegevens

Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account.

9. Rechten betrokkene

9.1. Betrokken heeft het recht Schaerweijde te verzoeken om inzage van persoonsgegevens en om Schaerweijde te verzoeken om rectificatie of wissing van de persoonsgegevens of beperking van de hem betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht om gegevensoverdraagbaarheid te verlangen, een en ander met inachtneming van de beperkingen die de AVG daaraan stelt.

9.2. Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, heeft betrokkene het recht heeft de toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

9.3. Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens.

9.4. Indien betrokkenen om de verstrekking van persoonsgegevens wordt verzocht, zal Schaerweijde de gegevens die optioneel zijn als zodanig identificeren. De gegevens die bij aanvraag lidmaatschap of aanmelding als vrijwilliger worden gevraagd en die niet als optioneel zijn geïdentificeerd, heeft Schaerweijde nodig om aan haar wettelijke plichten te voldoen dan wel om haar verenigingsactiviteiten te kunnen uitvoeren, waaronder het uitoefenen van haar rechten krachtens de statuten reglementen van Schaerweijde. Indien deze verplichte gegevens niet worden verstrekt, is Schaerweijde gerechtigd de aanvraag niet in behandeling te nemen.

10. Contact

10.1 Verzoeken aan Schaerweijde met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan [email protected]

11. Wijzigingen

Schaerweijde behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen.

Datum publicatie: 9 september 2020